MICROSOFT
ACCESS 2007
A.
Pengertian Report
Report
dapat diartikan dengan sebuah kata: ‘laporan’. Report
merupakan salah satu fungsi pada Microsoft Access yang berguna untuk membantu
kita membuat laporan mengenai data – data yang ada dalam database kita. Sebagai
contoh, kita dapat menggunakan report untuk membuat laporan transaksi pada
sebuah toko (pembelian dan penjualan), laporan data pegawai sebuah perusahaan,
laporan stock dan status barang pada suatu gudang, dan lain – lain.
B.
Cara Pembuatan Report pada Microsoft Access 2007
1.
Buka Microsoft Access dan siapkan terlebih dahulu database Anda. (pada kesempatan
kali ini kita akan menggunakan database bawaan dari Microsoft SQL Server yang
bernama ‘Northwind.mdb’)
2. Pilih table yang akan
dibuat laporannya.
• Pada percobaan kali ini,
gunakan table employees.
• Amati isi dari table
Employees. Isi dari table Employees berupa Employee ID, Last Name, First Name,
Title, Birth Date, dst …
3. Pilih menu Create.
4. Klik Report.
Percobaan
yang baru saja kita lakukan adalah membuat reports dimana Microsoft Access
secara otomatis men-generate report demi kemudahan dan kenyamanan pemakainya.
Isi dari reports tersebut adalah semua field yang terdapat pada table Employees.
Jika kita tidak puas dengan tampilan report yang sangat sederhana tersebut,
kita dapat melakukan beberapa aksi yang dapat mempercantik dan memperindah
laporan kita.
Sebelum mulai menghias dan
menata letak report kita, perhatikan dulu di pojok kanan windows MS Access
kita, ada 4 mode view yang dapat kita pilih:
• Report view : tampilan hasil report.
• Print view : tampilan jika report dicetak.
• Layout view : berisi tampilan dan menu untuk merubah
layout report.
• Design view : berisi
tampilan dan menu untuk menambah atau mendesain sendiri report
Dalam
beberapa kasus, report otomatis seperti yang sudah kita pelajari pada bagian sebelumnya
memang praktis dan memudahkan penggunanya. Namun, ada kalanya kita dituntut
untuk membuat laporan yang ringkas, padat, berisi, atau jelas. Bayangkan saja
betapa membingungkannya jika seorang general manajer diserahi report yang
berisi banyak sekali data yang sebenarnya tidak perlu kita lihat dari bawahannya.
Oleh karena itulah, advanced report diperlukan sebagai solusi dari
masalah
tersebut. Dengan advanced report, kita dapat memilih sendiri bagian – bagian mana
saja yang perlu dicantumkan dalam laporan kita. Tentu saja, kita juga dapat mendesain
sendiri layout halaman yang akan kita gunakan.
Pada bagian ini, terdapat
beberapa opsi yang dapat kita pergunakan untuk membuat
reports, antara lain:
o Blank reports (membuat dari awal dengan halaman
layout)
o Report Design (membuat dari awal dengan halaman
design)
o Report Wizard (membuat dari awal dengan wizard)
Kita akan mempelajari
lebih jauh mengenai report – report tersebut dengan mengerjakan beberapa contoh
dan latihan pada modul ini.
Blank
Reports dan Report Design
Kedua jenis opsi ini
hampir sama, bedanya adalah jika kita memilih blank report, maka kita memulai
pekerjaan kita dengan layout view, sedangkan jika kita memilih report design,
kita memulai pekerjaan kita dengan design view. Untuk mencoba kedua opsi ini,
bukalah database kita terlebih dahulu dan persiapkan table yang akan kita
pakai.
Database:
Table:
Products
a.) Blank Reports
• Pilih menu create ->
blank reports
• Akan muncul sebuah
windows kosong yang berupa halaman tempat kita mendesain report.
• Mulailah mendesain
halaman reports tersebut sesuai dengan keinginan Anda.
• Sebagai latihan, buatlah
laporan seperti gambar di bawah ini. Petunjuk:
o Pilih menu Format, beri
logo dan Title report.
o Pindahkan field yang
diperlukan saja dengan cara drag and drop dari menu field list yang terletak di
sebelah kanan windows.
b.) Report Design
• Pilih menu create ->
Report Design.
• Akan muncul sebuah
windows kosong yang berupa halaman tempat kita mendesain report.
• Mulailah mendesain
halaman reports tersebut sesuai dengan keinginan Anda.
• Sebagai latihan, buatlah
laporan seperti gambar di bawah ini. Catatan:
o Untuk mendesain letak
fields dapat dilakukan dengan cara drag and drop seperti pada blank report.
o Label digunakan untuk
memberi text pada reports.
o Image dapat disertakan
dari icon image pada menu Design.
o
Fill dan Alternate Fill dapat dilakukan dengan klik kanan pada bagian kosong di
desain report, lalu pilih warna yang kita inginkan.
o Button (hanya sebagai
perkenalan saja ☺) digunakan untuk
memberi kontrol terhadap hasil
report kita.
o
Pada percobaan kali ini, Button akan kita coba letakkan di header saja.
Setelah selesai meletakkan
button, beri text pada button (Caption) dengan value ‘Close Now’. Pengaturan
segala sesuatu tentang button dapat kita atur secara terpusat dari property
sheet.
o Kita akan mencoba
sedikit menyusupkan event ke dalam button tersebut. Caranya:
o Klik kanan pada button,
lalu pilih build event.
o Akan muncul windows baru
dan aturlah seperti gambar berikut:
o Klik Run
• Setelah melakukan semua
perintah di atas, klik pada report view dan kita akan melihat hasil akhir
report yang baru saja kita buat
